Sercem każdego urządzenia fiskalnego jest tak zwany „moduł fiskalny” chroniący „pamięć fiskalną”, w której automatycznie są zapisywane wszystkie informacje odnoszące się do wielkości obrotów oraz kwot podatku należnego. Nikt – ani użytkownik kasy fiskalnej, ani nawet jej serwisant – nie ma prawa do ingerencji w pamięć fiskalną urządzenia, a co za tym idzie również w moduł fiskalny.

Moduł jest trwale przymocowany do obudowy urządzenia i zalany specjalną żywicą epoksydową – dzięki temu niemożliwe jest jego rozmontowanie. Tak więc moduł fiskalny przypomina nieco montowaną w samolotach czarną skrzynkę – i tak jak ona powinien być niezniszczalny.

Dodatkowo moduł jest zaopatrzony w ołowianą plombę, na której serwisant – po zakończeniu procesu fiskalizacji – odciska swój indywidualny numer za pomocą plombownicy, którą otrzymuje od producenta.

Każda kasa fiskalna i każda drukarka fiskalna musi zostać zafiskalizowana, aby można ją było stosować do celów podatkowych.

Na czym zatem polega fiskalizacja kasy?

Najprościej: fiskalizacja to proces przestawienia działania pamięci fiskalnej urządzenia fiskalnego z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. To właśnie ta czynność zamienia kasę fiskalną w elektronicznego nadzorcę podatkowego i umożliwia fiskusowi kontrolę rzetelności przedsiębiorcy. 

Fiskalizacji dokonuje uprawniony serwisant na wniosek użytkownika kasy. Jest to nieodwracalna operacja polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika w pamięci fiskalnej oraz zabezpieczenie jej ołowianą plombą. Zmiana numeru NIP (np. zmiana organizacyjna, połączenie w spółkę itd.) powoduje konieczność wymiany modułu fiskalnego (pamięci fiskalnej) lub wymianę kasy.

Ważne jest aby sprawdzić czy numer odciśnięty na plombie jest czytelny, a sama plomba została poprawnie założona. Dla Urzędu Skarbowego uszkodzenie plomby jest tożsame z próbą nieuprawnionego otwarcia kasy. Jeśli bowiem fiskus uzna, iż plomba została celowo zniszczona, potraktuje ten fakt jako próbę ingerencji w pamięć kasy, a jest to czyn absolutnie przez prawo zabroniony. W konsekwencji właściciel urządzenia nie tylko otrzyma wysoką karę skarbową, lecz będzie musiał również zwrócić przyznaną wcześniej ulgę.

Po zakończonej fiskalizacji serwisant wypełnia książkę serwisową, którą następnie wręcza właścicielowi kasy, aby ten mógł ją zawieść do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo serwisant wysyła do urzędu własne zgłoszenie o przeprowadzonej fiskalizacji (oddzielne zawiadomienie składa podatnik)

Wzór zgłoszenia